Details de l'offre

Description du poste
Numéro de référence PB-1109-CNS-18-4065
Titre du poste Spécialiste en procédés administratifs-Gestion des activités de remplacement
Catégorie Administration
Date d'affichage 2018/10/30
Date de fin 2018/11/13
Employeur CISSS de la Montérégie-Est
Lieu(x) de travail Tout le territoire Pierre-Boucher
Quart de travail Jour
Nombre de jours de travail ---
Statut de la fonction
Type de poste
Principales responsabilités Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Est est à la recherche de candidates et de candidats afin de pourvoir le poste de spécialiste en procédés administratifs. Notre établissement comprend plus de 12 000 employés pour un budget de 952 M$. La personne sera appelée à œuvrer dans un contexte de changement majeur à la suite de la fusion et de l'intégration de quatre établissements à multiples installations, missions et professions.



Sous l’autorité de la coordonnatrice à la gestion des activités de remplacement, le titulaire du poste est responsable des activités entourant le processus de confection des horaires et de la gestion de la disponibilité. Il/elle est responsable du déploiement de la formation à l’ensemble des gestionnaires.

Il/elle identifie des indicateurs d’évaluation de la performance du service de la GAR afin d’assurer une offre de service optimale et la mise en place d’une offre de service adaptée aux besoins de l’établissement. Il/elle recommande des méthodes et procédures pouvant accroître l’efficacité et l’efficience des processus.

Il/elle est responsable de la reddition de compte du service et de mettre en place un processus de suivis d’indicateurs spécifiques à la GAR qui ont un impact sur la planification et l’utilisation optimale de de la main d’œuvre.

Il/elle contribue au développement d’approches de gestion novatrices orientées vers la qualité et la performance du service dans une perspective organisationnelle. S’inscrivant dans la philosophie de gestion des CISSS, ce titre d’emploi vise essentiellement à supporter le développement proactif de la gestion des activités de remplacement à la direction des ressources humaines dans un esprit de mobilisation et de recherche de meilleures pratiques et d’excellence administrative.



FONCTIONS SPÉCIFIQUES



Selon les objectifs et les orientations du service, le/la spécialiste en procédés administratifs soutient la coordonnatrice de la gestion des activités de remplacement et les chefs de service de la GAR dans la coordination des activités entourant la confection des horaires, dans les suivis des indicateurs et dans la révision de l’offre de service:

• Évalue les opérations des différentes équipes et intervient pour apporter les correctifs requis afin d’optimiser les processus et de s’assurer de la conformité des indicateurs;

• Détermine et assure le suivi des indicateurs de performance et de capacité du service afin de guider les décisions dans la mise en place d’une offre de service adaptée au besoin de l’organisation;

• Assure le suivi du plan d’action de la révision de l’offre de service de la gestion des activités de remplacement;

• En collaboration avec l’équipe de gestionnaires de la GAR, adapte le processus de confection des horaires et dans le respect des conventions collectives;

• Développe la responsabilisation des personnes dans la recherche de solutions pour la mise en œuvre de comportements nouveaux;

• Contribue à implanter et maintenir une approche service clientèle selon une philosophie de service axée sur la prise en charge des besoins du client;

• Développe et conçoit des outils de références et des activités de formation à l’intention du personnel de la GAR, de l’ensemble des gestionnaires et des utilisateurs des services décentralisés en lien avec le processus de confection des horaires;

• Accompagne les gestionnaires et le nouveau personnel du service dans le développement de leur habilités dans le processus de confection des horaires et de la gestion de la disponibilité;

• Collabore à l’évaluation du nouveau personnel de la GAR pendant sa période de probation et fait sa recommandation au chef de service;

• Effectue les suivis des employés en lien avec la conformité de l’application des processus et élabore des plans de développement individuels au besoin;

• Assure la reddition de compte et la réponse aux demandes d’indicateurs provenant des différentes directions du CISSSME;

• Révise et élabore des guides et des procédures entourant la gestion des activités de remplacement en cohérence avec l’offre de service;

• Travaille en étroite collaboration avec le spécialiste en procédés administratifs du service d’acquisition et rétention des talents;

• Répond aux demandes d’information adressée au secteur de la GAR;

• Assure les liens fonctionnels avec les services décentralisés afin de s’assurer de la conformité des processus et des indicateurs de performance et de résultat;

• Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Salaire Entre 23,63$ et 43,63$ selon l'expérience
Exigences • Doit détenir un baccalauréat d’études universitaires de premier cycle dans le domaine suivant : Administration;

• Connaissance avancée du logiciel de Logibec-GRH;

• Connaissance avancée du logiciel Excel – tableau croisé dynamique;

• Connaissance avancée du logiciel Access;

• Maîtrise de l’environnement Windows, outils bureautiques et la suite Office;

• Bonne connaissance des processus entourant la planification des horaires de travail;

• Connaissance des matières des conventions collectives liées à la confection des horaires;

• Expérience dans le réseau de la santé et des services sociaux;

• Expérience dans la confection des horaires et le suivi d’indicateurs en ressources humaines (un atout);



PROFIL RECHERCHÉ



• Autonomie, initiative et jugement;

• Capacité de développer des méthodes de travail, des outils de gestion et de suivi;

• Travail d’équipe;

• Habileté en communication orale;

• Capacité d’analyse;

• Rigueur axée sur les résultats;

• Orientation clientèle;

• Leadership mobilisateur et habileté en gestion du changement;

• Français parlé et écrit;

• Habiletés à travailler dans un contexte d’ambiguïté et de transformation;

• Avoir une grande capacité en termes de résistance au stress de manière à faire preuve de tact, diplomatie, souplesse dans le traitement des différents dossiers.






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