Details de l'offre

Description du poste
Numéro de référence CAT3-18-0804
Titre du poste AGENT ADMINISTRATIF, CLASSE 2 – SECTEUR SECRÉTARIAT AGENTE ADMINISTRATIVE, CLASSE 2 – SECTEUR SECRÉTARIAT (MONTRÉAL)
Catégorie Administration
Date d'affichage 2018/11/06
Date de fin 2018/11/20
Employeur CISSS de la Montérégie-Centre
Lieu(x) de travail RLS de Champlain (Brossard, Greenfield Park, Longueuil, Saint-Hubert, Saint-Lambert, etc.)
Quart de travail Jour
Nombre de jours de travail ---
Statut de la fonction
Type de poste
Principales responsabilités Le CISSS de la Montérégie-Centre est une organisation en pleine croissance, résolument tournée vers l’avenir. Reconnu pour ses activités d’enseignement (affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et lien d’affiliation avec l’Université de Montréal) et pour ses deux centres de recherche réputés, le CISSS de la Montérégie-Centre vous offre un milieu d’apprentissage dynamique et une exposition clinique diversifiée.

Le CISSS de la Montérégie-Centre est à la recherche d'un agent administratif classe 2 afin de pourvoir un remplacement à temps partiel à raison de 21 heures par semaine pour son point de services de Montréal situé au 3744 rue Jean-Brillant.



Description de l’assignation :

Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles.

Elle accomplit des travaux de secrétariat selon des méthodes et procédures établies ou qu'elle modifie, selon les besoins. Elle exerce de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat et à l'utilisation de la bureautique.

Elle prépare et saisit à l'ordinateur des lettres, des documents et des données. Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers.

Elle peut également effectuer des tâches relevant du secrétariat administratif.

Sous l’autorité du chef du programme Aîné Montréal/Laval, la personne titulaire de cette assignation assure à la gestionnaire du programme concerné ainsi qu’au personnel syndiqué et non syndiqué sous son autorité, l'assistance et le soutien administratif nécessaires à l'accomplissement de leurs différents mandats.

Elle réalise la rédaction, la correction, le traitement et la diffusion divers documents et en assure le suivi.



Fonctions :

• Rédige, complète ou tient à jour, selon le cas et suivant certaines consignes, divers documents, en support aux interventions cliniques, incluant la correspondance de routine, et en assure la reproduction et le suivi, si nécessaire.

• Peut accueillir les usagers, le personnel et les visiteurs au point de services de Montréal.

• Peut recevoir le courrier et en assurer la distribution.

• Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation, la destruction et le classement des documents, dossiers, et informations obtenues dans l'exercice de ses fonctions, le tout conformément aux lois, et selon la politique globale de sécurité des actifs informationnels et les politiques de gestion documentaire, incluant le calendrier de conservation.

• Assure le suivi des communications, informations et demandes et transmet les renseignements selon les caractéristiques du programme autant auprès des professionnels que des partenaires et des usagers concernés.

• Participe à la tenue de l'agenda de l’équipes de travail et fait les rappels, le cas échéant.

• Rédige l'ordre du jour et les comptes rendus des réunions ou comités où elle est appelée à agir en tant que secrétaire, obtient les commentaires et effectue les suivis qui en découlent.

• Agit à titre de personne ressource auprès de son équipe de travail concernant l'utilisation des logiciels qu'elle maîtrise.

• Contribue au support clinique et de secrétariat des professionnels par la réalisation de tâches cléricales.

• S'il y a lieu, soutient le personnel ayant une déficience visuelle de son équipe de travail dans l'exécution de leurs tâches.

• Peut s'assurer du maintien de l'inventaire des fournitures nécessaires à son travail et à celui des membres de son équipe de travail.

• Vérifie les relevés de présence et les comptes de dépenses des membres de son équipe de travail et informe la chef du programme Aîné Montréal/Laval des irrégularités qu'elle a notées.

• Participe aux réunions ou comités où sa présence est requise.

• Détermine, valide au besoin et applique les changements et les modifications dans ses processus et méthodes de travail, conformément aux politiques et procédures en vigueur.

• Assure le maintien et le développement de ses compétences.

• Exécute toute autre fonction à la demande de sa supérieure immédiate.



Fonctions spécifiques - Programme Aîné Montréal/Laval :

• Assure le suivi des communications, informations et demandes des différents programmes et services de l’établissement et transmet les renseignements aux programmes, services, professionnels, partenaires et usagers concernés.

Salaire 18,89 à 22,74
Exigences Formation académique et expérience requises:

• Doit détenir un diplôme de fin d'études secondaires.

• Une expérience pertinente de trois (3) ans (atout).



Habilités demandées:

• Autonomie.

• Capacité d'accueil.

• Très bonne communication écrite et orale.

• Bonne communication WEB.

• Courtoisie et discrétion.

• Flexibilité.

• Initiative.

• Sens de l'organisation.

• Souci du détail.

• Tolérance au stress.

• Travail d'équipe.



Autres connaissances ou formations spécifiques demandées

• Test de français = 65%.

• Test de Word = 65% .

• Test d'Excel = 65%.

• Vitesse de frappe 30 mots/minute.

• Connaissance des logiciels utilisés dans le réseau de la santé et des services sociaux (atout).




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