Details de l'offre

Description du poste
Numéro de référence PB-1109-CNS-18-4337
Titre du poste Spécialiste en procédés administratifs - Approvisionnements
Catégorie Administration
Date d'affichage 2018/12/04
Date de fin 2019/01/04
Employeur CISSS de la Montérégie-Est
Lieu(x) de travail Tout le territoire Pierre-Boucher
Quart de travail Jour
Nombre de jours de travail ---
Statut de la fonction
Type de poste
Principales responsabilités Sous l’autorité Chef du service des achats /Coordonnateur aux approvisionnements, la personne attitrée est responsable des activités entourant le processus d’approvisionnement de biens et services, conformément aux lois, règlements, politiques et procédures en vigueur. Il conseille les gestionnaires en matière d’acquisition.

Il/elle réalise des études de marché et des analyses financières permettant de développer des stratégies de négociation visant à réduire le coût global de possession. Il identifie des indicateurs d’évaluation de la performance du service. Il rédige et procède à des appels d’offres et évalue les soumissions reçues et assure la mise en place des contrats d’approvisionnement.

Il/elle recommande des méthodes et procédures pouvant accroître l’efficacité et l’efficience des processus. Il détient un pouvoir de dicter des règles en tant que spécialiste de l’approvisionnement auprès de l’organisation en matière de stratégie, lois, règlements, politiques, méthodologies et procédures.

Il/elle contribue au développement d’approches de gestion novatrices orientées vers la qualité et la performance du service dans une perspective organisationnelle. S’inscrivant dans la philosophie de gestion des CISSS, ce titre d’emploi vise essentiellement à supporter le développement proactif de la direction des ressources financières dans un esprit de mobilisation et de recherche de meilleures pratiques et d’excellence administrative.



Selon les objectifs et les orientations du service, le/la spécialiste en procédés administratifs soutient le chef de service/coordonnateur des approvisionnements dans la coordination du travail et l’exécution des priorités au quotidien pour les acheteurs, techniciens et agents administratifs et assume les tâches et responsabilités spécifiques suivantes :

- Supervise des équipes de travail dans l’exécution quotidienne des opérations d’approvisionnement;

- Évalue les opérations du secteur et intervient pour apporter les correctifs requis dans l’exécution des tâches du personnel sous sa responsabilité ;

- Anime des cocus de réunion de travail axés sur la résolution de problèmes et l’atteinte des résultats et des échéanciers attendus;

- Développe la responsabilisation des personnes dans la recherche de solutions pour la mise en oeuvre de comportements nouveaux ;

- Contribue à implanter et maintenir une approche service clientèle selon une philosophie de service axée sur la prise en charge des besoins du client ;

- Développe et conçoit des outils de gestion et des activités de formation à l’intention du personnel du service permettant le transfert des connaissances;

- Forme et supporte les employés dans l’utilisation des logiciels financiers ;

- Accompagne le nouveau personnel du service ;

- Participe aux entrevues d’embauche du personnel du service et au processus de sélection ;

- Évalue le nouveau personnel pendant sa période de probation et fait sa recommandation au chef de service ;

- Procède aux évaluations des employés sous sa responsabilité, identifie les besoins spécifiques d’accompagnement, de formation et de développement selon les orientations convenues avec le chef de service ;

- Effectue les suivis des attentes des employés dans le cadre de suivi de dossiers d’employés et élabore des plans de développement individuels au besoin;

- Coordonne des équipes multidisciplinaires de projet d’appel d’offres pour préparer, établir et soutenir le choix des stratégies d’acquisition, selon les cibles identifiées;

- Gérer des dossiers d’appel d’offres sensibles, nécessitant un changement de processus, démontrant de la résistance au changement ou n’ayant jamais été négocié;

- Dicte les instructions et directives législatives afin de se conformer aux différentes lois, politiques et règlements d’approvisionnement;

- Exécuter et coordonner le déroulement du processus d’appel d’offres avec efficacité et professionnalisme, en veillant à ce que le processus d’acquisition soit stratégique, équitable, transparent et permette la concurrence tout en respectant les lois, politiques et procédures en vigueur;



Et assume les tâches et responsabilités spécifiques suivantes :

Opérations d’approvisionnement :

- Établir des projets d’appel d’offres et planifier les échéanciers en tenant compte des contraintes et des besoins du requérant et en s’assurant de réaliser des transactions profitables et efficaces pour le CISSS;

- Recommander, préparer et gérer la documentation supportant le processus d’appel d’offres tel que, mais sans s’y limiter : la revue de marché, l’avis d’intérêt, l’avis de qualification, l’avis d’intention, la demande de prix, l’appel d’offres, l’appel d’offres sur invitation ou le gré à gré;

- Rédiger et réviser les devis techniques préparés par les requérants afin de s’assurer que les conditions soient conformes aux lois et politiques et prévoir les différentes options possibles sans restreindre la concurrence;

- Déterminer, par voie d’appel d’offres ou de négociation, les conditions contractuelles d’acquisition applicable selon la situation;

- Négocier avec les fournisseurs et promouvoir les intérêts du CISSS de la Montérégie-Est;

- Agir à titre de secrétaire de comité de sélection pour la tenue de comité d’évaluation dans le cadre législatif d’un appel d’offres et en assumer les différentes responsabilités s’y rattachant;

- Procéder à l’analyse financière et à l’évaluation des soumissions reçues, s’assurer qu’elles respectent les exigences demandées par l’appel d’offres et consigner par écrit en support aux dossiers, tous les rapports d’analyse et notes pertinentes;

- Consigner tous rapports d’analyse requis et notes pertinentes sous forme de « post mortem » au dossier dont il a la responsabilité;

- Maintenir des relations d’affaires professionnelles conformes à l’éthique dans ses communications et ses suivis avec les fournisseurs et les clients internes;

- Offrir un support au niveau de la réalisation de la reddition de compte, ainsi que tout autre suivi financier, conformément aux lois et règlements en vigueur;

- Effectue des contrôles de validation des transactions d’acquisitions de biens et services;

- Initie des recommandations au niveau de la gestion et de l’interface de la base de données du Système Espresso GRM pour en optimiser la performance d’utilisation;

- Forme et supporte les clients internes du Service de l’approvisionnement dans leur gestion contractuelle d’acquisitions de biens et services;

- Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.



Révision du processus d’approvisionnement :

- Développe, anime et supporte les activités de révision et d’allègement de processus (administratifs et technologiques) selon le portefeuille de projets retenus par la direction des ressources financières ;

- Supporte la définition des objectifs, des résultats et des indicateurs de mesure en matière de performance d’approvisionnement (stratégie d’approvisionnement, opportunités d’économies, méthode d’évaluation des nouveaux produits);

- Élabore des règles et procédures de gestion du Service d’approvisionnement en assurant l’application et la mise à jour;



Autres mandats :

- Représenter le Service de l’approvisionnement lors de visites prévues dans les appels d’offres, salons et expositions commerciales, colloques et congrès, rencontres avec les représentants commerciaux ou visites industrielles;

- Maintenir à jour ses connaissances juridiques et législatives dans le domaine des approvisionnements public : tel que, mais sans s’y limiter les lois et règlements sur les contrats des organismes publics, la loi médicale, la loi sur la santé et les services sociaux et le code de déontologie de la médecine, la loi d’accès à l’information, la loi sur la santé et sécurité du travail, la loi sur la régie du bâtiment du Québec, etc;

- Maintenir à jour ses connaissances en matière d’entreprises d’économie sociale, de commerce équitable et de produits écoresponsables;
Salaire 23,63$ à 43,63$/heure
Exigences Formation :

- Diplôme universitaire de premier cycle dans l’un des domaines suivants : en administration, en droit des affaires, en ingénierie, en informatique de gestion, en logistique;

- Le titre de professionnel en gestion de la chaîne d’approvisionnement (p.g.c.a.) sera considéré comme un atout;

- Une expérience pertinente au poste de deux ans sur le marché du travail, dont une année dans son domaine d’étude.



Exigences professionnelles :

- Connaissance avancée du logiciel Excel – tableau croisé dynamique;

- Maîtrise de l’environnement Windows, outils bureautiques et la suite Office;

- Connaissance du logiciel de Logibec – GRM – Entrepôt de données;

- Bonne connaissance des méthodes de gestion des stocks et d’approvisionnement au sein d’un environnement informatisé;

- Connaissance de la chaîne d’approvisionnement hospitalière et des activités de logistique en général;

- Connaissance des lois, politiques, procédures, normes et réglementations diverses encadrant les activités d’approvisionnement;

- Expérience dans le réseau de la santé et des services sociaux (un atout);



Habiletés et profil recherchés :

- Habiletés en négociation et en communication avec les fournisseurs et les clients internes;

- Autonomie, initiative et jugement;

- Capacité de développer des méthodes de travail, des outils de gestion et de suivi;

- Travail d’équipe;

- Gestion d’équipe;

- Rigueur axée sur les résultats;

- Orientation clientèle;

- Leadership mobilisateur et habileté en gestion du changement;

- Français parlé et écrit, niveau avancé;

- Anglais parlé et écrit, niveau intermédiaire.

- Habiletés à travailler dans un contexte juridique et para juridique et à vulgariser des informations complexes pour le service de l’approvisionnement et les clients internes de l’organisation;

- Avoir une grande capacité en termes de résistance au stress de manière à faire preuve de tact, diplomatie, souplesse dans le traitement des différents dossiers.


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Information complémentaire Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue. Le CISSS de la Montérégie-Est applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.
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